Basis Schulung für Hostessen, Promoter & Eventhelfer

Diese Schulung bereitet dich auf Messehostess, Promotion und andere typische Event Jobs vor. Die meisten Hostess Jobs sind sehr begehrt, weil sie gut bezahlt werden - und diese Schulung gibt dir die Möglichkeit dich positiv hervorzuheben. Folgende Themen werden behandelt:

Welche Aufgaben erwarten mich auf einer Messe, einem Event oder einem Promotion Einsatz?
Wie pflege ich eine professionelle Sedcard?
Was ist der typische Dresscode auf unterschiedlichen Jobs?
Wie führe ich eine gute Kommunikation mit dem Kunden?
Was muss ich besonders als Chefhostess, Promotion Teamleiter oder Modelhostess beachten?

Falls du schon bei InStaff als Host / Hostess angemeldet bist, dann gib bitte im Test die gleiche E-Mail-Adresse an, mit der du dich angemeldet hast. Beim erfolgreichen Bestehen des Tests wird dies in deinem Profil vermerkt. So wissen potenzielle Kunden, dass du bereits theoretisches Wissen im Bereich Hostess hast und du hast bessere Chancen für einen Job gebucht zu werden.

Grundsätzliches

Rechtliche Anstellung & Lohnsteuer

Bei der Arbeit als Hostess, Promoter oder Eventhelfer handelt es sich grundsätzlich um eine abhängig beschäftigte Tätigkeit, bei der du als Arbeitnehmer über Lohnsteuerkarte abgerechnet werden musst. Du darfst nicht über Gewerbeschein ("auf Rechnung") bezahlt werden, weil du lediglich deine Arbeitskraft anbietest und kein unternehmerisches Risiko trägst. Sollte ein Unternehmen dich über Gewerbeschein abrechnen oder dir das Geld bar auf die Hand geben, so handelt es sich um Schwarzarbeit durch Scheinselbstständigkeit. Das ist strafbar und du bist verpflichtet der Finanzkontrolle Schwarzarbeit das Vergehen zu melden. Solltest du die Meldung unterlassen, können dich ebenfalls empfindliche Geldstrafen und Steuernachzahlungen treffen. Wenn du in dieser Situation bist, kannst du dich gerne an uns wenden und wir beraten dich kostenlos.

Bei InStaff (sowie den meisten professionellen Agenturen) bist du deswegen für die Dauer des Einsatzes als Kurzfristig Beschäftigter Arbeitnehmer angestellt - dies ist NICHT zu verwechseln mit der Geringfügigen Beschäftigung, also dem "538-Euro-Minijob". Die Kurzfristige Beschäftigung darfst du maximal 70 Tage pro Jahr und nicht berufsmäßig ausführen. Es fallen dafür keine Sozialabgaben an, aber du musst regulär Lohnsteuer zahlen. Die Lohnsteuer beträgt ca. 10 bis 30 % des Gehalts, wobei du meist einen Großteil der gezahlten Steuer am Ende des Jahres im Rahmen deiner Einkommenssteuererklärung zurückerhalten kannst.

Sedcard & Bilder

Gegenüber potenziellen Kunden präsentierst du dich mit einer sogenannten Sedcard bzw. bei InStaff mit deinem Online Profil. Da du in der Regel keine separate Bewerbung für einen Hostess Job schreibst, sondern der Kunde lediglich deine Sedcard sieht, sollte die Sedcard alle relevanten Angaben enthalten - wie beispielsweise Fremdsprachenkenntnisse, Körpermaße, Erfahrungen und Bilder. Alle Angaben müssen aktuell und korrekt sein, denn falsche Daten rechtfertigen je nach Tätigkeit eine fristlose Kündigung - auch nach Antritt des Jobs.

Bei den Hostess Bildern in deiner Sedcard musst du sicherstellen, dass du die Urheberrechte besitzt. Das heißt, du musst die Fotos entweder selbst gemacht haben oder die schriftliche Erlaubnis vom Fotografen einholen, sie zu verwenden. Deine Sedcard sollte ca. 3 bis 6 unterschiedliche Fotos enthalten, am besten eine breite Mischung aus natürlichen Privataufnahmen und professionellen Fotoshootings. Außerdem solltest du auf allen Bilder alleine abgebildet & gut sichtbar sein.

Der Kunde möchte keinen kompletten Lebenslauf von dir sehen. Stattdessen gibst du deine relevante Erfahrung stichpunktartig an und nennst dabei die spannendsten bzw. aussagekräftigsten Punkte zuerst. Liste dabei auch die Namen von Agenturen, Unternehmensmarken sowie Messen auf, für die du gearbeitet hast - diese sind für Kunden besonders interessant. Wenn du bisher wenig Erfahrung gesammelt hast, dann lasse das Erfahrungsfeld nicht frei, sondern liste zumindest Projekte aus deiner Schulzeit bzw. kleinere Nebenjobs auf, die du bisher gemacht hast. Als positives Beispiel kannst du dir die Beispiel Sedcard von Annabelle anschauen.

Stundenlohn

Die meisten Agenturen bieten Jobs für einen festen Bruttostundenlohn (z.B. "12 EUR pro Stunde") an. Bei InStaff hingegen gibst du meist selbst einen Hostess Lohn an, zu dem dich der Kunde dann verbindlich buchen kann. Die Lohnvorstellung ist neben deiner Sedcard das wichtigste Entscheidungskriterium für den Kunden. Du solltest bei der Angabe des Lohns die Jobanforderungen sowie dein Profil berücksichtigen.

Die folgenden Stundenlöhne können als Richtwerte dienen:
mind. 14,00 EUR: keine Erfahrung im Hosting-, Promotion und Eventbereich
12-14 EUR: ca. 2-3 Jobs als Hostess / Host gemacht
16 EUR: Mehr als 5 Jobs als Hostess / Host, mindestens 2 Sprachen fließend
18-20 EUR: Besondere Kenntnisse, die einen solch hohen Lohn rechtfertigen

Wenn der Job lange Anfahrtswege hat oder nur sehr kurz ist, dann kannst du auch deutlich höhere Löhne angeben, damit sich deine Anfahrt lohnt. Rechne in jedem Fall sämtliche Kosten in deinen Lohn ein. Es werden nämlich in der Regel keine Fahrt-, Übernachtungs- oder sonstige Kosten extra bezahlt und es wird nach der Angabe auch nicht mehr über den Lohn verhandelt.

Übersicht verschiedener Hostess Jobs

Es gibt unterschiedliche Jobarten für die typischerweise eine "Hostess" eingesetzt wird und diese sind in den meisten Fällen nicht klar voneinander abzugrenzen. Eine Messehostess kann z.B. auch den Aufgaben einer Fremdsprachenhostess nachgehen. Die folgende Tabelle gibt aber einen ungefähren Überblick über Aufgaben & Anforderungen an die verschiedenen Hostess bzw. Promotion Jobs.

Job	Aufgaben	Anforderungen
Messehostess	Messearbeit Bewirtung der Standgäste Führen von Kundengesprächen Leichte Servicetätigkeiten Pflegen des Messestandes	Gute bis sehr gute Englischkenntnisse Sicheres und freundliches Auftreten Gute Allgemeinbildung Gepflegtes, attraktives Erscheinungsbild Sehr gute Umgangsformen
Modelhostess	Hostesstätigkeiten Schwerpunkt: Produktpräsentation	Äußerst attraktives Erscheinungsbild Selbstbewusstes, höfliches Auftreten Professionelles Bildmaterial muss vorliegen Gute Umgangsformen
Chefhostess	Führen und koordinieren von Hostessen Teams Planung der Dienstpläne Kommunikation zwischen dem Kunden und der Agentur/Arbeitgeber	Viel Messeerfahrung Organisatorisches Talent Ausgezeichnete Umgangsformen Belastbarkeit Kommunikationsstärke Stressresistenz Eigenverantwortliches Arbeiten
Fremdsprachenhostess	Dolmetschertätigkeiten Führen von Kundengesprächen Pflegen des Messestands	Mindestens zwei Sprachen auf Verhandlungsbasis Sehr gute kommunikative Fähigkeiten Offene, freundliche Ausstrahlung
Promoter	Kunden / Passanten ansprechen Flyer & Give-aways verteilen Gewinnspiele durchführen	Aufgeschlossen & belastbar Sehr gute kommunikative Fähigkeiten Offene, freundliche Ausstrahlung

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Besonderheiten bei Modelhostess & Promotion Jobs

Bildrechte bei Modelhostessen

Grundsätzlich gilt in Deutschland das Recht am eigenen Bild. Das heißt, du kannst frei entscheiden, wer von dir Fotos machen darf und wie er diese verwenden darf. Gleichzeitig gibt es aber die Möglichkeit der indirekten Zustimmung bzw. der "konkludenten Einwilligung". Wenn du beispielsweise bei einem Hostess Job für Fotos posierst bzw. anhand der Jobbeschreibung klar ist, dass Fotos von dir gemacht werden und ggf. in Pressemedien erscheinen, dann kannst du die Verwendung der Fotos nicht nachträglich verweigern, solange die Nutzung im erwarteten Rahmen bleibt.

Um Missverständnisse zu vermeiden, weisen wir bei InStaff alle Kunden darauf hin, dass sie in der Jobbeschreibung angeben, ob sie Fotos machen möchten und wenn ja, wie sie diese anschließend verwenden möchten. In manchen Fällen werden die Hostessen dann für diese Bildrechte bzw. für die Überlassung der Nutzungsrechte zusätzlich entlohnt.

Zusätzliche Verantwortung als Chefhostess

Wenn du dich für einen Job als Chef-Hostess meldest, bist du dafür verantwortlich, dass im Vorfeld und während des Einsatzes alles glattläuft. Du fungierst als Schnittstelle zwischen Kunde, Agentur und Hostessen. Im Vorfeld ist deine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle Informationen vollständig ausgetauscht werden und jeder zu Beginn des Events sehr gut vorbereitet ist. Während des Events kümmerst du dich darum, dass kleine Alltagsprobleme schnell gelöst werden und der Kunde sich auf das Haupt-Event konzentrieren kann.

Als Chef-Hostess bist du somit die Erste, die kommt und die Letzte, die geht und hast dementsprechend in gewisser Weise die Verantwortung für die anderen Hostessen. Dafür sammelst du Führungserfahrung und lernst, dich und andere zu organisieren. Hierfür wirst du höher entlohnt - in der Regel mit mind. 3 EUR mehr pro Stunde.

Arbeitszeitkontrolle bei Promotionjobs

Bei manchen Promotionjobs müssen die Promoter selbstständig oder in Gruppen Flyer bzw. Give-aways auf der Straße verteilen, ohne dass immer ein Ansprechpartner vom Kunden vor Ort ist. In der Regel wird der Kunde aber zumindest einmal pro Tag bzw. in unregelmäßigen Abständen die Arbeitszeit kontrollieren.

Bei diesen Jobs musst du also ganz penibel darauf achten die eigene Arbeitszeit 100 % korrekt anzugeben. Selbst kurze private Touren, z.B. für 2 Minuten im Drogeriemarkt einkaufen, müssen VORAB dem Kunden mitgeteilt werden. Denn solltest du während der Kontrolle unangekündigt nicht arbeiten, so muss der Kunde davon ausgehen, dass du die gesamte Zeit nicht gearbeitet hast und kann dir den Lohn kürzen.

Einsatzablauf

Vorbereitung & Kundenkommunikation

Sobald eine Hostess für einen Job gebucht wurde, sollte sie sich proaktiv an den Kunden wenden, um den genauen Treffpunkt, Fragen zu den Aufgaben sowie ggf. die Übergabe des Messeausweises zu klären. Im Geschäftsleben erwartet man spätestens innerhalb von 24 Stunden eine Antwort auf Anrufe und E-Mails. Außerdem muss daran gedacht werden, dass der Kunde ggf. mit einer unbekannten bzw. unterdrückten Nummer anruft.

Sei zu jedem Arbeitstag pünktlich, denn durch eine Verspätung hinterlässt du einen negativen ersten Eindruck. Solltest du dich doch verspäten, so informiere den Kunden sowie InStaff (bzw. deine Personalagentur) über diese Verspätung, sobald du feststellst, dass die Zeit nicht reicht. Solltest du nämlich deine Verspätung nicht ankündigen, so muss nach ca. 30 Minuten davon ausgegangen werden, dass du erkrankt bist und nicht mehr erscheinen wirst. In diesem Fall wird Ersatzpersonal gebucht und dein Job fristlos gekündigt. Im folgenden Video erklären wir sehr ausführlich, wie du dich am besten auf Hostess Jobs vorbereiten kannst:

Outfit & Styling

Arbeitszeit & Pausen

Es ist nicht gestattet, während der Arbeit zu rauchen oder etwas zu essen. Selbst Trinkpausen sollten freundlich angekündigt werden, damit der Kunde sich nicht wundert. Besonders ungern wird es gesehen, wenn du bei einem Job dein Handy herausholst und anfängst, es zu benutzen. Solltest du bei der Arbeit unerlaubt Telefonate führen, SMS schreiben oder mit dem Smartphone spielen, so rechtfertigt das nach einmaliger Ermahnung sogar eine fristlose Kündigung.

Nach dem deutschen Arbeitsrecht hat der Arbeitnehmer ab einer Arbeitsdauer von 6 Stunden das Recht auf mindestens 30 Minuten zusammenhängende und unbezahlte Pause. Diese Pause darf genommen werden, egal wie stressig es beispielsweise auf dem Messestand ist. Aber du solltest in jedem Fall vorher beim Kunden ansprechen, dass du die Pause jetzt gerne nehmen würdest und nicht einfach selbst festlegen, dass du nun Pause machst.

Krankheiten & Notfälle

Wenn du erkrankst bzw. den Einsatz nicht antreten kannst, dann musst du folgendermaßen vorgehen:
1.) Melde den Notfall in deinem InStaff Account (bzw. bei anderen Agenturen per E-Mail oder Telefon).
2.) Informiere deinen Kunden telefonisch, dass du erkrankt bist und du diesen Notfall auch schon InStaff (bzw. deiner Agentur) gemeldet hast und diese sich um Ersatzpersonal kümmern wird.
3.) Gehe anschließend zum Arzt und lasse dir ein Attest ausstellen.

Um gültig zu sein, muss das ärztliche Attest...
1.) ...unmittelbar zum Zeitpunkt der Notfallmeldung ausgestellt worden sein, denn vorsorglich oder nachträglich ausgestellte Atteste haben keine Gültigkeit.
2.) ...von einem deutschen Arzt in deutscher Sprache erstellt sein.
3.) ...explizit die Arbeitsunfähigkeit nachweisen.

Wenn du einen Arbeitsvertrag bestätigt hast und kein korrektes ärztliches Attest nachweisen kannst, dann bist du ggf. verpflichtet, eine Vertragsstrafe zu zahlen. Diese ist rechtmäßig (und kann auch gerichtlich von deinem Arbeitgeber eingeklagt werden), wenn die Bedingungen für die Vertragsstrafe explizit im Arbeitsvertrag genannt werden und die Höhe der Vertragsstraße maximal einem Monatsgehalt entspricht.

Probleme auf dem Job

In Ausnahmefällen kann es vor Ort Probleme bei der Arbeit bzw. bei der Kommunikation mit dem Kunden geben. In diesen Fällen sprich den Kunden bitte aktiv auf das Problem an und versuche es konstruktiv vor Ort zu lösen. Wenn sich nach der direkten Ansprache keine Besserung ergibt, dann rufe InStaff (bzw. deine Agentur) kurz an und bitte um Hilfe bei der Lösung.

Bitte beachte, dass du nicht ohne Rücksprache einfach nach Hause gehen und nicht mehr erscheinen kannst, da du damit deinen Arbeitsvertrag brechen würdest.

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Nach dem Einsatz

Dankesschreiben an Kunden

Wenn du über InStaff gearbeitet hast, solltest du dich nach dem Einsatz in einer kurzen E-Mail für die Arbeit mit dem Kunden bedanken. Damit bleibst du in positiver Erinnerung und steigerst die Chance, eine positive Bewertung bzw. eine Referenz vom Kunden zu erhalten.

Aus der Betreffzeile sollte der Empfänger sofort entnehmen können, worum es in der E-Mail geht. Eine E-Mail könnte zum Beispiel folgendermaßen aussehen:
"Messe XY - Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit"

Die E-Mail sollte korrekt, vollständig und höflich verfasst werden. Sprich den Ansprechpartner mit Namen an und achte auf eine korrekte Rechtschreibung:
"Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY,
ich möchte mich hiermit nochmal bei Ihnen für die gute Zusammenarbeit bedanken. Der Einsatz mit Ihrem Unternehmen XY hat mir viel Spaß gemacht. Über eine erneute Zusammenarbeit würde ich mich sehr freuen. Ich wünsche Ihnen noch ein(e) schöne(s) Woche(ende).
Mit freundlichen Grüßen"

Lohnabrechnung

Bei InStaff musst du nach dem Einsatz deinen Stundenzettel hochladen und die Stunden online eintragen (bei den meisten Agenturen geht das per E-Mail oder Telefon). Der Kunde bestätigt anschließend, dass die Stunden korrekt sind. Achte bitte auf eine genaue Angabe der Arbeitszeit, denn Kunden reagieren sehr allergisch darauf, wenn man "aus Versehen" mehr Arbeitszeit einträgt, als man geleistet hat.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dir dein Gehalt bis zum 15. des Folgemonats zu überweisen und natürlich halten wir bei InStaff uns auch an diese gesetzlichen Vorgaben. Dazu musst du lediglich deinen Personalbogen inklusive Steueridentifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer vollständig ausfüllen. Beachte aber, dass du den Lohn ABZÜGLICH Lohnsteuer erhältst, denn wir als Arbeitgeber sind verpflichtet, deine Lohnsteuer an das Finanzamt zu überweisen. Damit du nachvollziehen kannst, was abgezogen wurde, erhältst du eine Lohnabrechnung. Damit kannst du die bezahlte Lohnsteuer ggf. Ende des Jahres im Rahmen der Einkommenssteuererklärung zurückerhalten.

Einsatzfotos & Einsatzbericht

Bei InStaff hast du nach jedem Job die Möglichkeit nach dem Einsatz ein aussagekräftiges Foto des Jobs hochzuladen und einen kurzen Einsatzbericht zu verfassen. Damit präsentierst du zukünftigen Kunden, welche Erfahrungen du gesammelt hast. Hier findest du ein paar gute Beispiele:

„Meine zweite Erfahrung bei InStaff war auf einer Beauty Forum Messe in München. Ich habe für einen Designer Möbel-Hersteller gearbeitet. Meine Aufgaben waren, mit den Kunden und Besuchern zu interagieren, ihnen Informationen zu den Produkten zu geben und mit ihnen in Konversation zu treten. Ebenfalls habe ich Preisinformationen gegeben, Broschüren ausgeteilt und nützliche Kontakte mit Besuchern gemacht. Der Job hat mir sehr viel Spaß gemacht, und der Kunde war von meiner Leistung begeistert. Vielen Dank an Instaff für solche Möglichkeiten.“

Yuliya | Modelhostess | Beauty Forum München

„Ich habe auf der größten Luftfahrtmesse Europas, der AERO, als Hostess eine Flugschule vertreten. Meine Aufgaben waren die Standbetreuung und die Kundenakquisition. Hierbei habe ich internationalen Interessenten das Unternehmen vorgestellt und diese über die Ausbildung informiert. Des Weiteren habe ich ein Gewinnspiel veranstaltet und Informationsmaterial auf dem gesamten Messegelände verteilt. Der Einsatz war sehr abwechslungsreich und hat mir großen Spaß gemacht. Auch die Auftraggeber waren sehr zufrieden und baten mir weitere Zusammenarbeit an.“

Miriam | Messehostess | AERO Friedrichshafen

“Bei der Firma Wüth habe ich bei dem Event "Würth Powertage" die Gäste und Kunden freundlich mit einem Sektausschank empfangen. Zusätzlich durfte ich eine kleine Tombola und ein Gewinnspiel betreuen. Die Mitarbeiter der Firma Würth waren alle sehr freundlich und sehr nett. Es war einfach eine tolle Atmosphäre. Ich war sehr gerne dort und die Zeit verging wie im Flug.”

Elli | Messehostess | Würth

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Weitere Schulungen von InStaff

Aktuell bieten wir vier verschiedene Online Schulungen an: die Basis Hostess Schulung, die Service & Catering Schulung, die Verkauf- & Einzelhandels Schulung sowie die Telefonakquise Schulung. Bei erfolgreicher Teilnahme bekommst du jeweils ein Zertifikat sowie ein Abzeichen in dein InStaff Profil.

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