Staffing as a Service - Moderne Personalplanung

Was bedeutet "Staffing as a Service"?

Staffing as a Service bezeichnet die nahtlose Integration der Personalplanung von Unternehmen in ihre Geschäftsprozesse. Es handelt sich hierbei nicht nur um das zur Verfügung stellen von Personal, sondern einen Full-Stack-Ansatz an Services, der damit verknüpft ist. Hierzu gehören die Auswahl von Personal, die rechtsgültige Anstellung und Überlassung desselben, die vollständige, rechtlich korrekte Abrechnung - sowohl auf der einen Seite hin zum ausleihenden Unternehmen, als auch gegenüber dem jeweiligen Mitarbeiter. Alle diese Services werden kurzfristig für einen gewünschten Zeitraum mit lokal verfügbarem Personal durchgeführt und sind somit nahtlos in die Geschäftsprozesse von Unternehmen eingebunden.

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Personalplanung vor Staffing as a Service

Jedes Unternehmen ist auf eine solide Personalplanung angewiesen. Diese aus Kostensicht und mit möglichst wenig operativem Aufwand zu optimieren, ist ein komplexes Problem. Die Gründe hierfür sind vielschichtig, im Vordergrund stehen aber vor allem folgende:

Krankheit

Menschen werden krank. In Deutschland sind dies durchschnittlich 12,6 Tage pro Jahr (Fehlzeiten Report von 2011). Wie gut Krankheiten kompensiert werden können, hängt von der Position des jeweiligen Beschäftigten ab. Während Ausfälle in höheren Positionen bei guter Organisation des Unternehmens durchaus für ein paar Tage kompensiert werden können, ist vor allem im operativen Bereich ein Ausfall schwer zu ersetzen. Beispiele hierfür gibt es zuhauf: jeglicher Produktionsbetrieb sowie Krankenhäuser, der Gastro-Bereich und viele andere.

Unvorhersehbare Spitzenbelastungen

Arbeitsbelastungen sind sprunghaft und nicht deterministisch. Durch kurzfristig gewonnene Aufträge, Schwierigkeiten in der Logistik-Kette oder anderweitige Probleme steigt die Arbeitsbelastung innerhalb weniger Stunden bis weniger Tage und muss kompensiert werden. Zu einem gewissen Prozentsatz ist dies durch Mehrarbeit im Betrieb möglich. Nach den im Gesetz vorgeschriebenen 10 Stunden ist allerdings auch hier das Ende erreicht. Ein Betrieb im Produktionsbereich ist aber auf kurzfristige Aufträge angewiesen und auch ein Restaurant wird ungern eine spontane Geburtstagsfeier mit vielen Gästen und einem hohen Umsatzpotenzial ablehnen, weil nicht genug Personal zur Verfügung steht.

Vorhersehbare Projektarbeit

Für ein bestimmtes Projekt werden weitere Mitarbeiter benötigt. Der Zeitraum des Projekts ist allerdings absehbar. Da die Mitarbeiter speziell für dieses Projekt benötigt werden, sträubt sich der Arbeitgeber gegen weitere unbefristete Festanstellungen, die kraft Gesetzes schwer zu kündigen sind. Die Mitarbeiter werden allerdings projektbasiert benötigt - eine Lösung über eine Festanstellung ist unpassend.

Einerseits müssen also ausreichend Mitarbeiter für die bevorstehenden Aufgaben vorhanden sein, andererseits erzeugt überflüssiges Personal aufgrund steigender Kosten beim Chef schlechte Laune.

Personal rekrutieren - aktuelle Lösungen

Grundsätzlich bleiben einem Unternehmen aktuell zwei Möglichkeiten, wie es sich Personal beschaffen kann:

Jobplattformen

Im Internet gibt es Hunderte verschiedener Plattformen, auf denen Jobanzeigen platziert werden können. Zur erfolgreichen Einstellung eines Mitarbeiters über eine Jobplattform sind allerdings einige Schritte notwendig:

• Erstellung eines Unternehmensprofils
• Erstellung der Stellenausschreibung
• Sichten der Bewerbungen
• Auswahl des geeigneten Bewerbers
• Vertragsverhandlungen
• Rechtliche Anstellung
• Lohnabrechnung

Personalagenturen

Ebenso gibt es viele verschiedene Personalagenturen, die Personal anbieten. Die allermeisten dieser Agenturen übernehmen dabei den vollen Service. Sie benötigen die Anforderungen des anfragenden Unternehmens und viele weitere Informationen. Daraufhin erstellen sie ein “personalisiertes Angebot”. Anhand des Preises auf diesem Angebot muss der Kunde sich dann entscheiden, ob er sein Personal gerne über die jeweilige Agentur buchen möchte.

Daraufhin erstellt die Agentur ein Profil des Kunden und des Jobs und versucht, den Job für einen für sie akzeptablen Preis zu besetzen. Die Agentur führt hierbei dann sämtliche oben genannten Schritte selbst aus und der Kunde ist darauf angewiesen, dass diese Schritte korrekt ausgeführt werden. Er hat keinerlei Möglichkeit der Mitsprache mehr, sondern ist auf die Verlässlichkeit der Agentur angewiesen.

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Anforderungen von Staffing as a Service

Folgende Anforderungen gibt es für Staffing as a Service:

Kurzfristige Besetzung

Offene Positionen müssen teils sehr kurzfristig besetzt werden können. Oftmals ist es so, dass krankheitsbedingte Ausfälle kompensiert werden müssen. Da Krankheiten sich nicht ankündigen, sondern meist innerhalb weniger Stunden oder Tage auftreten, muss Ersatz sehr kurzfristig beschafft werden können. Der optimale Dienstleister ist hierbei 24 Stunden an 7 Tagen pro Woche und 365 Tage im Jahr verfügbar.

Unvorhersehbarer Einsatzzeitraum

Der Zeitraum der zu besetzenden Stellen ist unvorhersehbar. Einerseits muss es möglich sein, punktuelle Hochzeiten 3-4 Stunden mit zusätzlichem Personal abzudecken, wenn beispielsweise einer der Kellner im Restaurant ausgefallen ist. Andererseits müssen auch projektbezogene, längere Einsatzzeiten bis zu mehrere Monate möglich und frei wählbar sein.

Lokal verfügbares Personal

Personal ist häufig nicht in der Lage oder bereit, weit zu reisen oder für einen einzelnen Job seinen Standort zu wechseln. Berechnet man Fahrtkosten und die sich unweigerlich ergebenden Reisezeiten mit ein, ist eine Fahrt auch volkswirtschaftlich kaum sinnvoll. Werden keine speziellen Qualifikationen nachgefragt, müssen anfallende Arbeiten also möglichst deutschlandweit mit lokal verfügbarem Personal besetzt werden, das sich wenige Kilometer vom Einsatzort entfernt befindet.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Das strenge deutsche Arbeitsrecht erfordert die Erstellung und rechtsgültige Unterzeichnung von Arbeitsverträgen innerhalb kürzester Zeit. Ökonomisch sinnvoll kann dies nur elektronisch gemacht werden. Nach dem Einsatz muss die Lohnbuchhaltung für den Arbeitnehmer korrekt und vollständig durchgeführt werden.

Qualitätsmanagement

Auch wenn es sich um einen nur befristet Beschäftigten handelt, will ein Unternehmen auch bei kurzfristig Beschäftigten die bestmöglichen Mitarbeiter zum bestmöglichen Preis finden. Hierfür ist eine Vorauswahl und Aussortierung geeigneter Kandidaten unerlässlich. Alle Kandidaten müssen den standardisierten Prozess durchlaufen, um sicherzugehen, dass die Vergleichbarkeit gegeben ist und die Qualität des Personals garantiert werden kann.

Beide oben bisher genannten Lösungen erfüllen die in sie gesetzten Erwartungen in allen Punkten nicht oder nur teilweise. Während Personalagenturen in der Regel in der Lage sind, kurzfristig offene Positionen zu besetzen, hat ein Kunde hier in den meisten Punkten nur begrenztes Mitspracherecht. Die Agentur übernimmt bis zum Einsatz des Personals alle Kommunikation, was oft nur Verwirrung stiftet. Auch beim Einsatz selbst ist häufig noch ein Mitarbeiter eingebunden.

Jobportale hingegen bieten die Möglichkeit zur Personalisierung, allerdings ist man hier selbst darauf angewiesen, Zeit und Aufwand in die Auswahl des Personals, die Anstellung und den weiteren rechtlichen Overhead zu investieren. Trotzdem trägt man selbst das rechtliche Rest-Risiko und außerdem das Ausfallrisiko. Sollte also das zusätzlich engagierte Personal ausfallen, muss man selbst kurzfristig Ersatz suchen.

InStaff - die Staffing-as-a-Service-Plattform

Mit InStaff arbeiten wir daran, der weltweit erste vollautomatische Staffing as a Service Dienstleister zu werden. Wir bauen hierzu eine Web-Plattform auf, die Kunden eigenständig und ohne Hilfe verwenden können, um ihren Bedarf zu decken. Der Marktplatz-Charakter des Modells macht ein transparentes Pricing möglich, um Kunden regional jeweils angepasste Möglichkeiten zu bieten.

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